Распечатка документов из СЭД: проблема несовпадения

У нас на заводе автоматизированы несколько бизнес-процессов на Notal System - системе управления задачами и документооборотом. Вот в одном бизнес-процессе - ремонте модельной оснастки - обнаружилась засадливая проблема. Последовательность действий такова (упрощенно):

• все начинается с создания дефектной ведомости - документа с описанием проблемы и необходимых действий (текстовый документ в формате Open Office)
• создается задача и к ней цепляется дефектная ведомость
• дефектная ведомость распечатывается и подписывается всяким начальством
• задача передается на исполнение
• ...(потом много чего происходит)...
• после выполнения работ задача поступает в ОТК, который открывает дефектную ведомость и по ней проверяет, все ли работы выполнены.

И вот тут обнаруживается проблема - иногда оказывается, что дефектная ведомость пуста. То есть на бумаге-то она заполнена, а в электронном виде - нет. Все прелести электронного документооборота - псу под хвост.
В чем причина этой проблемы? Чисто технически, дефектная ведомость создается по шаблону в Notal System, то есть заполняется минимальный набор реквизитов, а собственно содержательная часть - дефекты и необходимые работы - являются неформализованной информацией и пишутся технологом в текстовом редакторе. То есть созданный в СЭД (системе электронного документооборота) по шаблону документ (файл) открывается на редактирование, редактируется, распечатывается и в СЭД отправляется новая версия. Вот в этой последней последовательности действий возможны ошибки:

• документ взят на редактирование, отредактирован, распечатан, но новая версия в СЭД не отправлена (в СЭД такой документ будет виден как взятый на редактирование)
• документ взят из СЭД на просмотр, отредактирована локальная копия, распечатана. В СЭД тогда будет только первоначальная, пустая по сути, редакция документа.

Что с этим делать? Вариантов несколько.
Радикальный вариант. Полностью отменить бумажные документы и перейти на электронные. Не годится по следующим причинам:

• в цеху все равно нужна бумажная распечатка - проще к станку принести бумажку в кармане, чем компьютер;
• всякое начальство привыкло к бумажкам и засадить их за компы - задача весьма сложная, требуется серьезная мотивация (проблемы ОТК таковой не являются);
• подпись на бумажке все-таки более юридически значима, чем запись в базе данных и ЭЦП.

В общем, отметаем это решение за излишнюю радикальность.
Автоматизированное порождение конечного документа. Это как распечатка накладной из 1С: там все заполняешь в диалоговом окне, а потом нажимаешь на кнопку [Печать] и формируется печатная форма. Решение тоже не годится - слишком уж вариативно содержание дефекой ведомости, там могут быть и таблицы, и эскизы. То есть если бы дефектная ведомость была бы хорошо формализуемым документом, то она и порождалась бы из системы планирования производства, а не из СЭД. В конце концов, всегда есть такие категории неструктурированных документов - те же письма, к примеру. Надо решать задачу на уровне СЭД при условии, что документ будет редактироваться пользователем в текстовом редакторе или электронных таблицах - грубо говоря, в Ms Office или Open Office.
Административные и воспитательные меры. Что если воспитать/убедить/запугать пользователей, чтобы они отрабатывали правильную последовательность действий до конца? Это сделать надо, конечно, но человек вообще склонен делать ошибки - одна эта мера явно недостаточна.
Модификация функции печати. Что если при печати перехватывать это событие и автоматически обновлять версию документа в СЭД? Вот это - решение! Надо сделать следующее:

• в редакторе опознавать документ как взятый из СЭД (мы же не хотим, чтобы пользователь не мог нормально работать с файлами на своем локальном компе);
• при открытии в СЭД документа в режиме просмотра запретить его редактирование в текстовом редакторе - то есть документ распечатать можно, а изменить и потом распечатать - нельзя;
• при печати документа если он взят на редактирование в СЭД сохранять в ней новую версию документа. То есть распечатал - документ закрылся и отправился в СЭД.

Осталось научиться перехватывать события печати и открытия документа в Open Office (в Ms Office умею), и запрограммировать клиентскую часть Notal System.