- все начинается с создания дефектной ведомости - документа с описанием проблемы и необходимых действий (текстовый документ в формате Open Office)
- создается задача и к ней цепляется дефектная ведомость
- дефектная ведомость распечатывается и подписывается всяким начальством
- задача передается на исполнение
- ...(потом много чего происходит)...
- после выполнения работ задача поступает в ОТК, который открывает дефектную ведомость и по ней проверяет, все ли работы выполнены.
В чем причина этой проблемы? Чисто технически, дефектная ведомость создается по шаблону в Notal System, то есть заполняется минимальный набор реквизитов, а собственно содержательная часть - дефекты и необходимые работы - являются неформализованной информацией и пишутся технологом в текстовом редакторе. То есть созданный в СЭД (системе электронного документооборота) по шаблону документ (файл) открывается на редактирование, редактируется, распечатывается и в СЭД отправляется новая версия. Вот в этой последней последовательности действий возможны ошибки:
- документ взят на редактирование, отредактирован, распечатан, но новая версия в СЭД не отправлена (в СЭД такой документ будет виден как взятый на редактирование)
- документ взят из СЭД на просмотр, отредактирована локальная копия, распечатана. В СЭД тогда будет только первоначальная, пустая по сути, редакция документа.
Радикальный вариант. Полностью отменить бумажные документы и перейти на электронные. Не годится по следующим причинам:
- в цеху все равно нужна бумажная распечатка - проще к станку принести бумажку в кармане, чем компьютер;
- всякое начальство привыкло к бумажкам и засадить их за компы - задача весьма сложная, требуется серьезная мотивация (проблемы ОТК таковой не являются);
- подпись на бумажке все-таки более юридически значима, чем запись в базе данных и ЭЦП.
Автоматизированное порождение конечного документа. Это как распечатка накладной из 1С: там все заполняешь в диалоговом окне, а потом нажимаешь на кнопку [Печать] и формируется печатная форма. Решение тоже не годится - слишком уж вариативно содержание дефекой ведомости, там могут быть и таблицы, и эскизы. То есть если бы дефектная ведомость была бы хорошо формализуемым документом, то она и порождалась бы из системы планирования производства, а не из СЭД. В конце концов, всегда есть такие категории неструктурированных документов - те же письма, к примеру. Надо решать задачу на уровне СЭД при условии, что документ будет редактироваться пользователем в текстовом редакторе или электронных таблицах - грубо говоря, в Ms Office или Open Office.
Административные и воспитательные меры. Что если воспитать/убедить/запугать пользователей, чтобы они отрабатывали правильную последовательность действий до конца? Это сделать надо, конечно, но человек вообще склонен делать ошибки - одна эта мера явно недостаточна.
Модификация функции печати. Что если при печати перехватывать это событие и автоматически обновлять версию документа в СЭД? Вот это - решение! Надо сделать следующее:
- в редакторе опознавать документ как взятый из СЭД (мы же не хотим, чтобы пользователь не мог нормально работать с файлами на своем локальном компе);
- при открытии в СЭД документа в режиме просмотра запретить его редактирование в текстовом редакторе - то есть документ распечатать можно, а изменить и потом распечатать - нельзя;
- при печати документа если он взят на редактирование в СЭД сохранять в ней новую версию документа. То есть распечатал - документ закрылся и отправился в СЭД.
Комментариев нет:
Отправить комментарий